/Vorlagen
Arbeitsgerüste für Angebot, Vertrag und Abrechnung.
Fünf Textvorlagen für den Weg von der Anfrage bis zur Rechnung: Projektbriefing, Angebot, Projektvertrag, Nutzungsrechte und Rechnung. Jede Vorlage ist ein Arbeitsgerüst mit leeren Feldern, kein fertiges Rechtsdokument — die konkrete Formulierung sollte je nach Projekt und, bei Verträgen, im Zweifel fachlich geprüft werden. Zu jeder Vorlage steht unten ein vollständig fiktives Beispiel mit erfundenen Namen und Zahlen, damit erkennbar wird, wie die Felder im Zusammenspiel gefüllt werden.
01 Projektbriefing
Projektbriefing
Hält am Anfang eines Projekts fest, was der Auftraggeber eigentlich braucht — bevor ein Angebot geschrieben wird. Wichtig sind vor allem die „Offenen Fragen“ und „Entscheidungen“: Ein Briefing, das nur Wünsche sammelt, aber keine Entscheidung festhält, klärt später nichts.
↓ Leere Vorlage herunterladen (.txt)PROJEKTBRIEFING Vorlagenstand: 20.09.2026 — Arbeitsgerüst für das Erstgespräch, kein rechtliches Dokument. Projektname: Auftraggeber: Ansprechpartner: Datum: Ausgangssituation: Ziel: Zielgruppe: Nutzungskontext: Anforderungen: - Funktion: - Material: - Fertigung: - Nachhaltigkeit: - Budget: - Zeitplan: Offene Fragen: Entscheidungen: Nächste Schritte:Fiktives Beispiel — erfundene Namen und Zahlen
Projektname: Klappstuhl aus recyceltem Filz Auftraggeber: Beispiel GmbH, Musterstadt Ansprechpartner: Frau Beispiel, Einkauf Datum: 15.09.2026 Ausgangssituation: Der Auftraggeber möchte einen platzsparenden Besucherstuhl für Ausstellungsräume ergänzen, der sich aus Filzresten der eigenen Produktion herstellen lässt. Ziel: Ein klappbarer Stuhl, der im gefalteten Zustand an die Wand gehängt werden kann. Zielgruppe: Ausstellungsbesucher, kurzzeitige Nutzung Nutzungskontext: Ausstellungsraum, gelegentliches Auf- und Abbauen Anforderungen: - Funktion: klappbar, wandhängbar im gefalteten Zustand - Material: Filzreste aus eigener Produktion, Stahlgestell - Fertigung: Zuschnitt per Lasercut, Gestell extern gefertigt - Nachhaltigkeit: Reststoffverwertung, keine neuen Kunststoffe - Budget: ca. 3.500 € netto (fiktiver Rechenwert) für Entwurf und ersten Prototyp - Zeitplan: Prototyp bis Ende November 2026 Offene Fragen: Wie viel Filzrestmaterial steht tatsächlich zur Verfügung? Ist eine Zulassung für den öffentlichen Bereich nötig? Entscheidungen: Erste Bemusterung mit vorhandenem Reststoff, Gestellvariante wird parallel geprüft. Nächste Schritte: Materialprobe anfordern, Entwurfsskizzen bis 25.09.2026.
02 Angebot
Angebotsvorlage
Trennt Leistung und Kosten so, dass sich Nachlässe später an einer Position statt am ganzen Preis verhandeln lassen. Die Zeile „Nutzungsrechte“ im Leistungsumfang ist bewusst vom Preis getrennt — mehr dazu unten bei der Nutzungsrechte-Vorlage. Passende Kalkulationsgrundlagen stehen unter Pricing.
↓ Leere Vorlage herunterladen (.txt)ANGEBOTSVORLAGE Vorlagenstand: 20.09.2026 — Arbeitsgerüst, ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung. Projekt: Kunde: Datum: Angebotsnummer: Leistungsumfang: - Konzept / Entwurf: - Ausarbeitung: - Material / Fertigung: - Abstimmungen: - Nutzungsrechte: Kosten: - Arbeitszeit: - Material: - Fremdleistungen: - Nebenkosten: - Risiko / Puffer: Gesamt netto: Umsatzsteuer: Gesamt brutto: Gültigkeit: Zahlungsbedingungen: Hinweise:Fiktives Beispiel — erfundene Namen und Zahlen
Projekt: Klappstuhl aus recyceltem Filz Kunde: Beispiel GmbH, Musterstadt Datum: 22.09.2026 Angebotsnummer: A-2026-014 Leistungsumfang: - Konzept / Entwurf: 2 Entwurfsvarianten, je 1 Korrekturrunde - Ausarbeitung: Konstruktionszeichnung Gestell, Zuschnittdatei Filz - Material / Fertigung: 1 Funktionsprototyp - Abstimmungen: 2 Termine vor Ort, telefonische Rückfragen - Nutzungsrechte: einfaches Nutzungsrecht zur Serienfertigung (siehe Nutzungsrechte-Vorlage) Kosten (fiktive Rechenwerte): - Arbeitszeit: 28 Std. à 65 € = 1.820 € - Material: 180 € - Fremdleistungen: Gestellfertigung extern, 650 € - Nebenkosten: Versand/Fahrt, 60 € - Risiko / Puffer: 10 % = 271 € Gesamt netto: 2.981 € Umsatzsteuer (19 %): 566,39 € Gesamt brutto: 3.547,39 € Gültigkeit: 4 Wochen ab Angebotsdatum Zahlungsbedingungen: 30 % Anzahlung bei Auftragserteilung, Rest bei Abnahme des Prototyps Hinweise: Nutzungsrechte gehen erst nach vollständigem Zahlungseingang über.
03 Projektvertrag
Projektvertrag
Macht aus einem angenommenen Angebot einen verbindlichen Rahmen: Zeitplan, Korrekturrunden und wer bei Freigaben wofür verantwortlich ist. Die Nutzungsrechte stehen hier noch einmal als eigener Abschnitt, damit ein Vertrag ohne die separate Nutzungsrechte-Vorlage auskommt, wenn der Umfang einfach bleibt.
↓ Leere Vorlage herunterladen (.txt)PROJEKTVERTRAG Vorlagenstand: 20.09.2026 — Arbeitsgerüst, ersetzt keine rechtliche Beratung. Auftraggeber: Auftragnehmer: Projekt: Datum: 1. Leistungsumfang - Entwurf: - Ausarbeitung: - Prototyp / Umsetzung: - Abstimmungen: - Dokumentation: 2. Zeitplan Projektstart: Zwischenabgaben: Finale Abgabe: 3. Vergütung Honorar: Material / Fremdkosten: Zahlungsplan: 4. Nutzungsrechte Nutzungsart: Nutzungsdauer: Nutzungsgebiet: Exklusivität: 5. Änderungen Anzahl enthaltener Korrekturrunden: Abrechnung zusätzlicher Änderungen: 6. Haftung und Freigaben Freigabeprozess: Verantwortung für Inhalte: Hinweis: Diese Vorlage ist ein Arbeitsgerüst und ersetzt keine rechtliche Beratung.Fiktives Beispiel — erfundene Namen und Zahlen
Auftraggeber: Beispiel GmbH, Musterstadt Auftragnehmer: Max Mustermann, Designbüro (fiktiv) Projekt: Klappstuhl aus recyceltem Filz Datum: 29.09.2026 1. Leistungsumfang - Entwurf: 2 Varianten gemäß Angebot A-2026-014 - Ausarbeitung: Konstruktionszeichnung, Zuschnittdatei - Prototyp / Umsetzung: 1 Funktionsprototyp - Abstimmungen: 2 Termine vor Ort - Dokumentation: Übergabe der Zuschnitt- und Konstruktionsdaten als PDF/DXF 2. Zeitplan Projektstart: 01.10.2026 Zwischenabgaben: Entwurfsvarianten am 15.10.2026 Finale Abgabe: Prototyp am 28.11.2026 3. Vergütung Honorar: 2.981 € netto gemäß Angebot A-2026-014 Material / Fremdkosten: im Honorar enthalten (siehe Angebot) Zahlungsplan: 30 % bei Auftragserteilung, 70 % bei Abnahme 4. Nutzungsrechte Nutzungsart: einfaches Nutzungsrecht zur Serienfertigung Nutzungsdauer: unbefristet ab vollständiger Zahlung Nutzungsgebiet: Deutschland Exklusivität: nicht exklusiv, sofern nicht gesondert vereinbart 5. Änderungen Anzahl enthaltener Korrekturrunden: 1 je Entwurfsvariante Abrechnung zusätzlicher Änderungen: nach Aufwand, 65 €/Std. (fiktiver Rechenwert) 6. Haftung und Freigaben Freigabeprozess: schriftliche Freigabe jeder Zwischenabgabe per E-Mail Verantwortung für Inhalte: Auftraggeber verantwortet bereitgestellte Materialangaben (z. B. Filzrestqualität) Hinweis: Diese Vorlage ist ein Arbeitsgerüst und ersetzt keine rechtliche Beratung.
04 Nutzungsrechte
Nutzungsrechte-Vorlage
Eigenständiges Dokument für den Fall, dass Nutzungsrechte getrennt vom Hauptvertrag verhandelt werden, etwa bei einer nachträglichen Erweiterung der Nutzung. Medium, Dauer, Gebiet und Exklusivität einzeln festzuhalten verhindert, dass „alle Rechte“ stillschweigend mitverkauft werden. Hintergrund zu diesen Begriffen steht unter Lizenzierung.
↓ Leere Vorlage herunterladen (.txt)NUTZUNGSRECHTE Vorlagenstand: 20.09.2026 — Arbeitsgerüst, ersetzt keine rechtliche Beratung. Projekt: Urheber / Designer: Kunde / Auftraggeber: Datum: Nutzungsumfang: - Medium: - Dauer: - Gebiet: - Exklusivität: - Bearbeitungsrechte: - Weitergabe an Dritte: Vergütung: Namensnennung: Rücktritt / Änderungen: Hinweis: Diese Vorlage ist ein Arbeitsgerüst und ersetzt keine rechtliche Beratung.Fiktives Beispiel — erfundene Namen und Zahlen
Projekt: Klappstuhl aus recyceltem Filz Urheber / Designer: Max Mustermann (fiktiv) Kunde / Auftraggeber: Beispiel GmbH, Musterstadt Datum: 29.09.2026 Nutzungsumfang: - Medium: Serienfertigung als physisches Produkt - Dauer: unbefristet ab vollständiger Zahlung - Gebiet: Deutschland - Exklusivität: nicht exklusiv - Bearbeitungsrechte: Änderungen an Farbe/Filzmuster erlaubt, Konstruktion nicht ohne Rücksprache - Weitergabe an Dritte: nicht ohne schriftliche Zustimmung des Urhebers Vergütung: im Honorar aus Angebot A-2026-014 enthalten Namensnennung: „Design: Max Mustermann“ auf Produktseite und Pressematerial Rücktritt / Änderungen: Nutzungsrecht erlischt bei Zahlungsverzug über 60 Tage Hinweis: Diese Vorlage ist ein Arbeitsgerüst und ersetzt keine rechtliche Beratung.
05 Rechnung
Rechnungsvorlage
Enthält die nach § 14 UStG üblichen Pflichtangaben (Rechnungsnummer, Leistungszeitraum, Steuernummer oder USt-IdNr.). Wer die Kleinunternehmerregelung nutzt, lässt die Umsatzsteuerzeile weg und ersetzt sie durch den Hinweissatz nach § 19 UStG — siehe dazu Business Basics.
↓ Leere Vorlage herunterladen (.txt)RECHNUNGSVORLAGE Vorlagenstand: 20.09.2026 — Pflichtangaben orientiert an § 14 UStG; kein Ersatz für steuerliche Beratung. Absender: Kunde: Rechnungsnummer: Rechnungsdatum: Leistungszeitraum: Leistungen: - Position: - Menge / Stunden: - Einzelpreis: - Summe: Zwischensumme netto: Umsatzsteuer: Gesamtbetrag: Zahlungsziel: Bankverbindung: Steuernummer / USt-IdNr.: Hinweis: Diese Vorlage ist ein Arbeitsgerüst und ersetzt keine steuerliche Beratung. Bei Anwendung der Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG) entfällt die Umsatzsteuer; das gehört als Hinweissatz auf die Rechnung, ebenso wie die vorgeschriebene Rechnungsnummer und der Leistungszeitraum.Fiktives Beispiel — erfundene Namen und Zahlen
Absender: Max Mustermann, Designbüro (fiktiv) Kunde: Beispiel GmbH, Musterstadt Rechnungsnummer: R-2026-041 Rechnungsdatum: 02.12.2026 Leistungszeitraum: 01.10.–28.11.2026 Leistungen: - Position: Entwurf, Konstruktion und Prototyp Klappstuhl (gem. Vertrag vom 29.09.2026) - Menge / Stunden: 28 Std. à 65 €, zzgl. Material 180 €, Fremdleistung Gestell 650 €, Nebenkosten 60 €, Risiko/Puffer 271 € - Einzelpreis: 65 €/Std. - Summe: 1.820 € Zwischensumme netto: 2.981 € Umsatzsteuer (19 %): 566,39 € Gesamtbetrag: 3.547,39 € Zahlungsziel: 14 Tage nach Rechnungsdatum Bankverbindung: DE00 0000 0000 0000 0000 00 (fiktiv) Steuernummer / USt-IdNr.: DE000000000 (fiktiv) Hinweis: Wird stattdessen die Kleinunternehmerregelung genutzt, entfällt die Umsatzsteuerzeile und es steht hier: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“